Efektivní řízení událostí: Jak si nastavit notifikace v CRM, aby vám nic neuniklo

Správa toku informací je klíčovým prvkem každého CRM systému. Nejde jen o ukládání dat, ale především o to, aby správní lidé obdrželi správné informace v pravý čas. V prostředí Bohemia CRM, konkrétně ve verzi Professional, se o tuto logiku nestará jednoduchý přepínač "zapnout/vypnout upozornění". Systém využívá mnohem sofistikovanější nástroj – Pracovní procesy (Workflows).

Pochopení tohoto modulu je zásadní pro efektivní nastavení notifikací. Místo pasivních upozornění vám Bohemia CRM umožňuje definovat aktivní automatizované reakce na konkrétní události. Tento článek vás provede tím, jak tento systém využít k vytvoření robustních notifikací, které zajistí, že žádná důležitá změna nezapadne.

Co jsou Pracovní procesy a jak souvisí s notifikacemi?

Pracovní procesy jsou automatizačním mozkem Bohemia CRM Professional. Umožňují systému automaticky provádět určité Akce (jako je odeslání e-mailu) na základě specifických Událostí (jako je vytvoření nového záznamu) a za splnění definovaných Podmínek (jako je "stav = nová poptávka").

Samotná "notifikace" je tedy v terminologii Bohemia CRM nejčastěji výsledkem Akce zvanou "Odeslání emailu". Může mít ale také podobu automaticky vytvořeného "Úkolu" nebo "Aktivity", které se objeví v kalendáři odpovědné osoby.

Kde modul Pracovní procesy najdete

Pro nastavení automatizací a notifikací musíte mít administrátorská oprávnění. Celý modul se nachází v následující cestě:

  1. Klikněte na ozubené kolo (Nastavení) v pravém horním rohu.

  2. V sekci "Správa" (obvykle vlevo) vyberte položku "Pracovní procesy".

Zde uvidíte seznam všech již aktivních procesů a můžete vytvářet nové.

Návod krok za krokem: Nastavení e-mailové notifikace

Pojďme si ukázat praktický příklad: Chceme, aby byl vedoucí obchodního týmu automaticky informován e-mailem pokaždé, když je v systému vytvořen nový Obchodní případ s vysokou prioritou.

Krok 1: Vytvoření nového pracovního procesu

V modulu "Pracovní procesy" klikněte na tlačítko "Nový pracovní proces".

  • Název procesu: Zvolte jasný a srozumitelný název, např. "Notifikace - Nový VIP Obchodní případ".

  • Modul: Vyberte modul, kterého se proces týká. V našem případě "Obchodní případy".

  • Spustit pracovní proces: Zde definujete "Událost" (spouštěč). Pro náš příklad zvolíme "Při vytvoření záznamu". (Můžete také zvolit "Při úpravě záznamu", pokud chcete reagovat na změny).

Krok 2: Definice podmínek (Filtrování)

Nechcete být informováni o každém novém obchodním případu, pouze o těch s vysokou prioritou. Zde přicházejí na řadu "Podmínky".

  1. Klikněte na "Přidat podmínku".

  2. Zvolte pole: Priorita

  3. Zvolte operátor: je

  4. Zvolte hodnotu: Vysoká

Tím zajistíte, že se proces spustí pouze tehdy, pokud nově vytvořený obchodní případ splňuje tuto podmínku.

Krok 3: Definice Akce (Samotná notifikace)

Nyní nastavíme, co se má stát, když je podmínka splněna.

  1. V sekci "Akce" klikněte na "Přidat akci".

  2. Zvolte typ akce: "Odeslání emailu".

Otevře se vám detailní nastavení e-mailové notifikace:

  • Název akce: Např. "Odeslat email vedoucímu".

  • Od (Jméno): Jméno odesílatele (např. "Bohemia CRM Notifikace").

  • Od (Email): E-mailová adresa odesílatele (obvykle systémový e-mail).

  • Komu: Zde vybíráte příjemce. Můžete zadat statickou adresu (např. vedouci@firma.cz) nebo vybrat dynamického příjemce (např. Přiřazeno uživateli nebo Vytvořeno uživatelem). Pro náš příklad vybereme konkrétního uživatele (vedoucího) ze seznamu.

  • Předmět: Definujte předmět e-mailu. Můžete použít i zástupné symboly (proměnné) z daného modulu.

    • Příklad: Nová VIP poptávka: [Obchodní případy - Název obchodního případu]

  • Tělo e-mailu / Použít šablonu: Můžete buď napsat text e-mailu přímo, nebo (doporučeno pro konzistenci) vybrat předem připravenou "Emailovou šablonu". Do těla e-mailu lze opět vkládat proměnné, aby vedoucí viděl detaily přímo v notifikaci (např. jméno zákazníka, přiřazeného obchodníka, popis).

Po uložení akce a následném uložení celého pracovního procesu je notifikace aktivní.

Alternativní formy notifikací pomocí procesů

E-mail není jediný způsob, jak někoho "informovat". Pracovní procesy nabízejí i jiné akce, které slouží jako interní upozornění:

1. Vytvoření Úkolu

Místo e-mailu můžete jako akci zvolit "Vytvoření úkolu".

  • Příklad: Pokud je stav obchodního případu změněn na "Čeká na schválení slevy", pracovní proces může automaticky vytvořit úkol s názvem "Schválit slevu pro [Název případu]" a přiřadit ho finančnímu manažerovi.

  • Efekt: Manažerovi se úkol objeví v jeho kalendáři a seznamu úkolů. Toto je často efektivnější než e-mail, protože úkol vyžaduje aktivní splnění.

2. Vytvoření Aktivity

Podobně jako úkol, akce "Vytvoření aktivity" (např. "Hovor") může sloužit jako notifikace k provedení následné akce.

  • Příklad: Při vytvoření nového kontaktu (Lead) může systém automaticky vytvořit aktivitu "Prvotní kontakt" s termínem splnění "za 1 den" a přiřadit ji odpovědnému obchodníkovi.

Shrnutí

Nastavení notifikací v Bohemia CRM Professional je mocným nástrojem, který jde daleko za rámec jednoduchých upozornění. Využitím modulu Pracovní procesy si můžete nadefinovat přesnou logiku firemních událostí. Správným nastavením podmínek a akcí (ať už jde o "Odeslání emailu" nebo "Vytvoření úkolu") zajistíte, že relevantní informace budou doručeny odpovědným osobám okamžitě a automatizovaně, čímž se minimalizuje riziko opomenutí a zvyšuje celková efektivita týmu.

Posted on