Správa dat je klíčovou disciplínou úspěšného řízení vztahů se zákazníky. Systémy CRM, jako je Bohemia CRM, slouží jako centrální úložiště pro veškeré kontakty, obchodní případy, projekty, smlouvy a kompletní komunikační historii. Mít data přehledně na jednom místě je základ, ale skutečná síla spočívá v možnosti s těmito daty dále pracovat – a to i mimo samotný CRM systém. Právě k tomu slouží funkce exportu dat.
Export dat není jen technická funkce pro zálohování; je to strategický nástroj, který umožňuje firmám maximalizovat hodnotu informací, které denně shromažďují.
K čemu je export dat z CRM užitečný?
I když robustní CRM systém nabízí širokou škálu nástrojů pro reporting a analýzu přímo v rozhraní, existuje mnoho scénářů, kdy je získání "surových" dat mimo systém nezbytné.
1. Pokročilá analýza a reporting na míru
Bohemia CRM sice obsahuje modul pro tvorbu sestav, ale export dat (například do formátu XLSX pro Excel) otevírá dveře k mnohem hlubší analýze. Můžete využít pokročilé funkce, jako jsou kontingenční tabulky, složité grafy nebo specifické finanční modely, které nemusí být součástí standardního CRM. Umožňuje vám to kombinovat data z CRM s jinými interními zdroji (např. účetnictvím nebo sklady) pro komplexní přehled o výkonnosti firmy.
2. Integrace s nástroji třetích stran
Ne každý software, který ve firmě používáte, musí být nutně přímo propojen s CRM přes API. Export dat ve formátu CSV (Comma-Separated Values) je univerzálním můstkem. Tímto způsobem můžete snadno nahrát segmentované seznamy kontaktů do externích e-mailingových nástrojů, datových vizualizačních platforem nebo specializovaných analytických aplikací.
3. Příprava specifických podkladů
Obchodní nebo marketingové týmy často potřebují specificky vyfiltrované seznamy pro konkrétní účely – například seznam všech neaktivních klientů v daném regionu pro telemarketingovou kampaň nebo přehled uzavřených smluv pro výpočet provizí. Export umožňuje vytvořit přesně takovýto "fyzický" seznam.
4. Zálohování a archivace
Ačkoliv jsou data v rámci Bohemia CRM bezpečně uložena, pravidelné lokální exporty klíčových databází (zejména kontaktů a smluv) poskytují další vrstvu jistoty a kontroly nad firemními daty pro účely archivace.
Jaká data lze z Bohemia CRM exportovat?
Síla exportu spočívá v tom, že můžete získat data prakticky z každé části systému. Díky propracovaným modulům Bohemia CRM Professional můžete exportovat:
-
Kontakty a Společnosti: Kompletní databáze vašich klientů, dodavatelů a partnerů včetně všech souvisejících údajů.
-
Obchodní případy: Přehledy rozpracovaných i uzavřených obchodů, jejich hodnoty a fáze.
-
Řízení projektů a Úkoly: Export dat o průběhu projektů, plnění úkolů a vytíženosti týmu.
-
Produkty a Smlouvy: Seznamy produktů, ceníky nebo databáze uzavřených smluv a jejich platností.
-
Fakturace: Přehledy vystavených faktur, jejich stavu úhrady a položek.
Klíčem k efektivnímu exportu není jen výběr modulu, ale především schopnost data předem filtrovat a segmentovat.
Postup exportu v Bohemia CRM: Krok za krokem
Samotný proces exportu je navržen tak, aby byl intuitivní a rychlý. Vychází z pokročilých možností filtrování, které jsou jádrem systému.
Krok 1: Výběr a filtrování dat
Nejprve je nutné definovat, jaká data chcete exportovat. Nechcete stahovat celou databázi, pokud potřebujete jen specifickou část.
V Bohemia CRM k tomu slouží chytré filtry (dostupné v návodech CRM Professional). V příslušném modulu (např. "Kontakty" nebo "Obchodní případy") si pomocí filtrů "naklikáte" přesný segment dat, který vás zajímá. Například:
-
Ukaž všechny kontakty z Jihomoravského kraje, které nemají přiřazený žádný obchodní případ.
-
Ukaž všechny faktury po splatnosti za poslední kvartál.
Krok 2: Volba exportu
Jakmile máte data vyfiltrovaná a zobrazená v tabulce, stačí využít funkci exportu, která je v rámci práce s tabulkami k dispozici. Systém obvykle nabídne několik možností.
Krok 3: Výběr formátu
Podle manuálů Bohemia CRM máte na výběr ze dvou klíčových formátů:
-
Excel (XLSX): Ideální volba, pokud chcete s daty dále pracovat, analyzovat je, formátovat nebo vytvářet grafy v Microsoft Excel. Formát XLSX zachovává datové typy a strukturu.
-
CSV (textový soubor s oddělovači): Univerzální formát. Používá se především pro import dat do jiných systémů (např. účetního softwaru, e-mailingové platformy, jiných databází).
Na co si dát při exportu pozor?
Export dat je mocný nástroj, ale vyžaduje zodpovědný přístup, zejména pokud jde o citlivé údaje klientů (GDPR).
-
Oprávnění: V rámci CRM je klíčové mít správně nastavená uživatelská oprávnění. Ne každý zaměstnanec by měl mít možnost exportovat celou firemní databázi kontaktů.
-
Kvalita dat: Export pouze odhalí to, co je uvnitř. Pokud data v CRM nejsou udržována v čistotě, exportovaná tabulka bude také obsahovat chyby. Právě zde pomáhají pracovní procesy (workflows) v Bohemia CRM, které pomáhají automatizovat zadávání dat a udržovat jejich konzistenci.
-
Účel: Před každým exportem by mělo být jasné, proč data stahujete a jak s nimi bude naloženo po opuštění zabezpečeného prostředí CRM.
Závěr
Export dat v Bohemia CRM transformuje systém z pouhého úložiště na aktivní zdroj informací pro celou firmu. Díky pokročilým filtrům a snadnému exportu do standardizovaných formátů (XLSX, CSV) můžete svá data využívat pro hloubkové analýzy, marketingové kampaně nebo integraci s dalšími nástroji, čímž maximalizujete jejich obchodní potenciál.