Správa produktového katalogu: Klíč k efektivnímu obchodu

Efektivní řízení obchodních aktivit vyžaduje pevný základ, kterým je bezpochyby přehledný a aktuální produktový katalog. V systému Bohemia CRM, zejména ve verzi Professional, není modul Katalogy pouhým seznamem položek. Je to dynamický nástroj, který se přímo propisuje do celého obchodního cyklu – od prvotní evidence přes tvorbu nabídek až po finální fakturaci a reporting. Správné nastavení a správa tohoto modulu zaručuje konzistentnost dat, rychlost práce obchodníků a eliminuje chybovost.

Proč je centrální katalog v CRM nezbytný?

Mnoho firem stále spravuje své produkty a služby v oddělených Excel souborech nebo účetních systémech, které nejsou propojené s obchodním oddělením. To vede k nekonzistencím v cenotvorbě, používání zastaralých popisů nebo dokonce nabízení neexistujícího zboží.

Integrace produktového katalogu přímo do Bohemia CRM řeší tyto problémy:

  • Jednotný zdroj pravdy: Všichni zaměstnanci (obchodníci, projektoví manažeři, fakturace) pracují se stejnými daty, cenami a kódy produktů.

  • Efektivita obchodního procesu: Obchodník nemusí při tvorbě nabídky ručně vypisovat položky nebo dohledávat ceny. Jednoduše je "nakliká" z katalogu.

  • Propojení s obchodními případy: Každý produkt přidaný do obchodního případu automaticky ovlivňuje jeho celkovou finanční hodnotu.

  • Přesný reporting: Díky katalogu můžete snadno analyzovat, které produkty či služby jsou nejžádanější, které mají nejvyšší marži nebo kteří obchodníci je nejlépe prodávají.

Základní struktura katalogu v Bohemia CRM

Modul Katalogy v Bohemia CRM Professional je navržen tak, aby byl flexibilní a pokryl potřeby firem prodávajících fyzické zboží i služby. Základními stavebními kameny jsou:

1. Položka katalogu

Každý produkt nebo služba má vlastní kartu. Klíčové údaje, které se u položky evidují, jsou:

  • Název produktu/služby: Jasný a srozumitelný název.

  • Kód produktu (SKU): Unikátní identifikátor pro snadné párování (např. s účetnictvím nebo e-shopem).

  • Popis: Podrobnější specifikace, která se může automaticky propisovat do nabídek a smluv.

  • Měrná jednotka: Zásadní údaj (např. ks, hod, m², balení, licence).

  • Kategorie: Zařazení produktu do stromové struktury pro lepší přehlednost.

2. Ceníky

Bohemia CRM umožňuje správu více ceníků. To je klíčové pro B2B segment, kde se ceny často liší podle typu zákazníka nebo objemu odběru. Můžete tak spravovat například:

  • Standardní (základní) ceník: Výchozí prodejní cena.

  • Ceník VIP / Velkoodběr: Zvýhodněné ceny pro klíčové partnery.

  • Ceník pro distributory: Ceny určené pro další prodej.

Při tvorbě nabídky systém automaticky nabídne cenu z relevantního ceníku přiřazeného dané společnosti.

3. Kategorie a stromová struktura

Pokud firma nabízí stovky či tisíce položek, je nezbytné je logicky členit. Bohemia CRM umožňuje vytvářet neomezené množství kategorií a podkategorií (tzv. stromová struktura). To usnadňuje nejen orientaci, ale i filtrování a následný reporting.

Postup: Jak vytvořit a spravovat katalog

Implementace katalogu do Bohemia CRM je systematický proces. Následující kroky popisují, jak katalog efektivně naplnit a udržovat.

Krok 1: Analýza a definice struktury

Než začnete importovat data, definujte si strukturu kategorií. Přemýšlejte o tom, jak vaši obchodníci přemýšlejí a jaké reporty budete chtít vidět. Je lepší mít strukturu připravenou předem než ji později složitě měnit.

  • Příklad struktury:

    • Služby

      • Konzultace

      • Servisní práce

    • Hardware

      • Servery

      • Počítače

    • Software

      • Licence CRM

      • Antivirové programy

Krok 2: Vytvoření nové položky (Manuálně)

Pro jednotlivé položky stačí v modulu Katalogy zvolit možnost "Nová položka" a vyplnit potřebné údaje.

  1. Záložka "Základní údaje": Vyplňte Název, Kód, Měrnou jednotku a přiřaďte položku do definované Kategorie.

  2. Záložka "Popis": Vložte text, který bude sloužit jako výchozí popis do nabídek.

  3. Záložka "Ceny": Zde nastavujete ceny. Minimálně vyplňte "Standardní prodejní cenu". Pokud používáte více ceníků, přiřadíte položce ceny pro každý relevantní ceník. Můžete zde evidovat i "Nákupní cenu" pro výpočet marže.

Krok 3: Hromadný import položek

Pokud máte stovky produktů, je manuální zadávání neefektivní. Bohemia CRM podporuje hromadný import dat (obvykle ve formátu CSV nebo XLSX).

  1. Připravte si soubor (např. v Excelu), kde každý řádek představuje jeden produkt.

  2. Sloupce musí odpovídat polím v CRM (Kód, Název, Cena, Jednotka atd.).

  3. Využijte importního průvodce v CRM pro nahrání souboru a "mapování" (párování) sloupců z vašeho souboru na pole v systému.

  4. Při importu lze položky rovnou párovat do existujících kategorií (například podle kódu kategorie).

Krok 4: Průběžná správa a aktualizace

Katalog není statický. Je nutné jej udržovat aktuální.

  • Aktualizace cen: Ceny lze měnit buď ručně na kartě produktu, nebo hromadně pomocí importu (systém aktualizuje ceny u stávajících produktů podle jejich kódu).

  • Archivace produktů: Pokud produkt přestanete nabízet, není vhodné jej mazat (kvůli historii v uzavřených obchodních případech). Místo toho jej v CRM "archivujte" nebo "zneaktivněte". Tím zmizí z nabídky pro nové obchodní případy, ale zůstane v historických datech.

Integrace katalogu do pracovních procesů

Skutečná síla katalogu se projeví až jeho zapojením do Pracovních procesů (Workflows) a každodenních činností, jak je definováno v metodice Bohemia CRM.

Obchodní případy (Business Cases)

Když obchodník založí nový Obchodní případ, může do něj přímo přidávat položky z katalogu. Systém automaticky:

  1. Načte položku z katalogu (název, kód, popis).

  2. Dle nastavení společnosti (zákazníka) přiřadí správnou cenu z příslušného ceníku.

  3. Sečte hodnoty všech položek a okamžitě aktualizuje celkovou finanční hodnotu obchodního případu.

Tvorba nabídek a fakturace

Data z obchodního případu se plynule přenášejí dál. Při generování Nabídky (např. do PDF) systém použije přesně ty položky a ceny, které byly vloženy z katalogu. Odpadá přepisování a kontrola. Stejný princip platí pro modul Fakturace – fakturu lze vygenerovat přímo z obchodního případu, čímž je zaručena 100% shoda mezi tím, co se nabídlo, a tím, co se fakturuje.

Správně nastavený a pečlivě spravovaný produktový katalog v Bohemia CRM je základním pilířem pro digitalizaci a automatizaci obchodních procesů. Zajišťuje pořádek v datech a dává obchodníkům nástroj, který jim reálně šetří čas a umožňuje jim soustředit se na prodej.

Posted on